重溝通的辦公室設計
董a講堂
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在我們設計的辦公室案子裡,通常會盡量不讓工作的人感覺自己好像關在一個空間裡,並很重視員工之間的互動性,讓空間中的溝通頻率增加。

這樣的目的有什麼好處?

麻省理工學院的艾力克斯·潘特蘭 (Alex Pentland)說:如果你把公司看成一艘船,那麼個體成員的想法就是一條河流。當這條訊息河流不斷往同一個方向流動時,船就能順利航行;當訊息河流變成一灘死水,或者形成漩渦,那麼船就動彈不得。甚至,有一些人有時候的想法又會獨闢蹊徑,指出一個新的方向,開拓新的航道。

來舉個真實的例子好了。

潘特蘭教授做了一個實驗,他們在電話行銷公司 3000 多名員工中隨機選取了 4 個團隊,每個團隊有 20 人,互為對照組,用一個他們發明的「計量徽章」,記錄成員的互動過程。它和你的手機差不多大,裡面內置了攝影機、麥克風以及記憶體及分析晶片,可以測量交流活動中的各種數值,比如話語轉換頻率、語氣、語速,以及相對視角,也就是這時候的你是在傾聽,還是在發表意見等等。

當公司中的每個人都攜帶這樣的感應器後,潘特蘭就能記錄下這些想法在團隊裡被加工的軌跡。 經過計算,最終得到一張展現互動模式的社會網絡圖。 你可以想像一下,人和人因為交流而相連的畫面,而連接線條的粗細即表示訊息交流的頻率。

在電話行銷公司裡,評判生產率最重要的標準,就是平均通話時長。 時長越短,說明個體處理問題越快,那可以接的電話就越多,這也決定了運營的成本。 如果平均通話時長減少 5%,那麼 20 人的團隊每年就能節省 100 萬美元。

經過實驗,潘特蘭發現,只需要作出一些很小的改變,就能提高團隊的互動強度。 比如,原來團隊成員是輪班休息的,如果改變安排他們統一休息,那麼大家就可以利用這個時間充分交流,產生更多創意。
甚至更小的改變,比如調整桌子的大小,把原來的方桌改成圓桌,換個顏色等等的方式,都會讓績效有明顯的改變。

採用類似的做法之後,平均通話時長顯著下降。 單單提高互動強度,電話行銷公司的年績效就提高了 1500 萬美元,這個數字大大高出了原有去提高管理水準的效果。

在這之後,彭特蘭的團隊與全世界大大小小 20 多家不同種類的企業做了實驗,發現互動強度對於績效的貢獻超出我們原有的想像。 甚至在他的所有測量中,貢獻率沒有低於 50% 的。 換句話說,與其改善管理手段,不如直接促進互動。

當然每間公司的狀況都會有點不同,有的公司也是層級式的架構,可能不太適合所有的人員一起互動,不過以某個層級作為出發點,他的上一級以及下一級彼此互動若是更加熱烈,那訊息溝通的強度也會增加,對於整個信息的流通度也比較不會有隔閡。


實驗下的設計應用

目前我們在設計不同的公司屬性有不同的做法。如果屬於比較新創型的公司,就會設計大型的開放式辦公空間,側邊也會有一些小的討論區,這些討論區故意不會有隔音設備,反而會讓整體空間的聲音穿透、眼神交會強一些。因此員工們不用特別去預約會議室,隨時可以快速產生訊息的交流。
較為大型的會議室就會提供給稍微正式一點的簡報時使用。大多的跨部門的會議也會用比較輕鬆的方式來做呈現,比如說可以互相討論的設備:兩台電視或投影,為何?因為跨部會在討論時常常會用不同的資料來做對比,再加上側邊的白板,可以讓整個討論更加有效率。更重要的是提供一個隨時可以交流的空間,後來發現茶水間的功能非常重要。不但可讓大家有放鬆的空間,也會發現很多交流強的場景都是在那發生,不管是在閒聊,或是互相交換對於工作的想法或意見,都是一個很好的交流場景。

不過這種方式如果在比較傳統的公司就不太行,通常傳統公司會有明確的層級區分,有很多訊息在他們認為是不能讓不同層級的人了解,所以會有很多不同的會議室,以及有層次的主管、董事長辦公室等等的,不同的公司處理手法也會不同。

當我們深入訪談客戶的需求之後,瞭解客戶的工作流程,以及可能會產生的矛盾點等等,就可以規劃出一個比較適合客戶公司的工作空間,也能夠讓整體的空間品質及辦公品質提升。


讓所謂的「訊息河流」,流動的更加順暢。

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