現在手頭上有10個案子
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你現在手頭上有10個案子,你該怎麼安排?
有15個客戶在同一個時段傳訊息給你,你怎麼回覆?
現在有三個案子的死線都在同一天,你除了跳海之外還有什麼選擇?
有各種不同的解決方式,也就是說在以死明志之前,你還有蠻多選擇的,我這邊提供三個最簡單的。

1.先進先出:
你把事情想成貨物,先進來的先處理,這樣就不會堆積,而且從案件的流程來看,通常他們所需要的時間差不多,所以先處理先進來的,基本上可以漸漸消化掉這些事情,你也會慢慢地感到舒緩。
前提是,每個案子的流程都相同、複雜程度相同、需要你完成的時間也相同。
如果案子的流程不同的話,有的比較快有的比較慢呢?而且有的事情可能要先處理,那該怎麼辦?

2.可以盡快完成的先完成:
如果三個案子,完成的時間不同,趕的狀態也不同,那你該先從哪個下手?
先從可以最快完成的事情下手。
你可能會說,但有那個很趕的,但很複雜的一定要先做啊,不然時間會來不及。沒錯,的確是這樣。所以你更應該要先把簡單的最快完成的先完成,你才能開始進行更加複雜的工作。而且,這樣在你的代辦事項上面減少一項。免得你為了先完成複雜的工作,結果超出你的預期的時間還沒完成,你會同時被三個業主追殺的慘狀!
但這個bug就是,你會擔心複雜的你做不完對吧?所以你可以再用下一個準則做評估。

3.先擱下手上的事情,運用「佔先」:
佔先:工作可以中途停止,改做另一項。
也就是說,當你在做困難度高並且很趕的工作(因為你很害怕做不完,所以先選擇這個工作)的時候,你發現工作遇到瓶頸,思考的狀態效能越來越低,邊際效益已經急遽遞減,這時候你就要先用「佔先」。停止這個工作,先把第二順位的工作補進。
或是在這中間突然插入一個更早到期的工作,那就立刻改做新工作。或是插入一個更短處理時間處理完成的工作,你就應該先選擇他。

那我們該怎麼評段這些工作到底該怎麼排程?
有一個通用的法則:一旦出現新的工作,你就把他的重要性除已完成所需的時間。
如果結果比正在進行的工作高,就改做新工作,否則就繼續做當前的工作。
假設A工作你正在進行,它的重要性是80,完成時間是30天。
B工作突然插入,他的重要性是85,完成時間是35天。
那我們的計算就會是A:80/30=2.6,B:85/35=2.4,那這樣你就應該選擇繼續做A工作。這無疑給你一條通往完成工作的康莊大道。

商管作家和程式設計師Jason Fried:你覺得沒有十全十美的計畫就沒辦法著手嗎?把「計畫」換成「猜測」,輕鬆面對就好。
感覺未來混沌不明的時候,你需要的不是行事曆,而是代辦事項清單。

工作的排程其實我們每天都在面對,但你可能不知道,排程理論是一個很專業的學科。因為它涉及到電腦裡面多工的排程,以及何時中斷,何時繼續,怎麼評估等等的問題。
我這邊只講了三個很簡單的排程方式,不過對一般工作來說應該已經足夠,如果你想瞭解更多的話,或是你有什麼困難的話,可以留言來討論一下,我就我所知道,以及可能採取的策略給你一些想法跟見解。
期待你的留言!

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